Šių metų lapkritį įvykusi apskritojo stalo diskusija apie archyvus ir po jos interneto dienraštyje Bernardinai.lt paskelbtos trys publikacijos leidžia tvirtinti, kad valstybės archyvų sritis yra kompaktiška, tačiau specifinė, unikali savo turiniu ir reikšminga viešojo sektoriaus dalis. Kita vertus, tokia bene pirmą kartą per dvidešimt penkerius atkurtosios Nepriklausomybės metus vykusi diskusija liudija, kad visuomenės sąmonėje, matyt, arhyvų tema priskirtina prie tokių, apie kurias tarsi visi žinome, tačiau kai pradedi gilintis – paaiškėja, kad mūsų supratimas dažniausiai būna arba paviršutiniškas, arba pernelyg supaprastintas, arba nepakankamas ar netgi iškreiptas, kad būtų galima daryti adekvačias realiai situacijai išvadas.

Tačiau tai nėra blogai. Suvokdami ir be išankstinių vertinimų priimdami tokią situaciją turime puikias galimybes leistis į geriausių sprendimų paieškas.

Kaip žinome, pats žodis „archyvas“ vartojamas dviem prasmėmis: 1) kaip dokumentų kompleksas ir 2) kaip vieta, kurioje saugomi dokumentai. Iki pat XVIII-ojo amžiaus pabaigos labiau vyravo pirmasis apibrėžimas. Archyvus kaip dokumentų kompleksus saugota, tačiau tai buvo už tai atsakingo valstybės pareigūno (LDK už valstybės archyvą buvo atsakingas kancleris) pareiga. Neretai valstybės archyvas būdavo saugomas už tai atsakingo pareigūno namuose, buvo įprasta, kad svarbiausius dokumentus tas pareigūnas vežiodavosi su savimi. Gi mūsų dienomis archyvą suprantame paprastai visų pirma kaip įstaigą, saugančią dokumentus.

Archyvinių dokumentų saugojimo poreikis sietinas su pačiomis ankstyviausiomis valstybingumo ištakomis, kai atsirado poreikis išsaugoti dokumentus juridinę reikšmę turinčių faktų patvirtinimui – teisei į nuosavybę (dovanojimui, pirkimui, paveldėjimui, etc.),  tarpvalstybiniams įsipareigojimams ir pan. pagrįsti ir/ar įrodyti.

Laikui bėgant iškilo poreikis archyviniais dokumentais pagrįsti, formuoti ir įtvirtinti istorinę atmintį, individo, tautos ir/ar valstybės tapatumą. Tai suteikė stiprų impulsą susiformuoti archyvams kaip įstaigoms. Šio proceso pradžia Lietuvoje gali būti sietina su lietuvių pastangomis įrodyti savo romėnišką kilmę, išskirtinumą tarp kitų tautų, išryškėjusius ne vėliau kaip XVI a. pradžioje. Kaip ir kitose Europos šalyse, Lietuvoje archyvų kaip įstaigų, kuriose saugomi reikšmingi dokumentai, formavimosi procesas baigėsi XX amžiuje. Šiuo metu Lietuvoje valstybės archyvų sistemą sudaro 15 valstybės archyvų, pavaldžių Lietuvos vyriausiajam archyvarui.

Lietuvos archyvų sistema formavosi šimtmečiais, yra laiko patikrinta ir sėkmingai veikia, tačiau diskusijos metu aiškiai jautėsi susirūpinimas dabartine archyvų situacija ir ypač – jų ateitimi.

Palyginus dar neseniai dokumentų kiekiai buvo tokie, kad iš esmės buvo įmanoma saugoti ir išsaugoti viską arba beveik viską. Mūsų dienomis, kai dokumentų ir apskritai informacijos srautai gausėja geometrine progresija, kai susiduriame su informacinių technologijų keliamais iššūkiais, neišvengiamai reikia apsispręsti ką, kokiomis apimtimis ir kokiomis priemonėmis privalome išsaugoti ateičiai.

Dažnai girdime balsus, pasisakančius už visuotinį informacinių technologijų taikymą, už tradicinėse laikmenose sudaromų dokumentų pakeitimą elektroniniais ar skaitmeniniais, už administracinės naštos mažinimą tai vertinant popierinių dokumentų saugojimo ekonominiais kaštais ir siūlant maksimaliai mažinti popierinių dokumentų kiekius, už poreikį keisti laiko patikrintą struktūrinę bei funkcinę vieno ar kito viešojo sektoriaus segmento sąrangą siekiant įgyvendinti vienokius ar kitokius viešojo sektoriaus valdymo efektyvumo rodiklius, už kai kurių valstybinio sektoriaus funkcijų perdavimą privačiam sektoriui ir kt.

Daugeliu atvejų  visa tai skamba patraukliai, tačiau nepaisant labai veržlių ir dinamiškų iššūkių bei pokyčių gal vis dėlto verta bent akimirkai stabtelėti ir pasverti: kokių ir su kokiu turiniu archyvų mums reikia? Pavyzdžiui, istorija ir archyvinio darbo praktika liudija, kad neretai vertingiausi išliekamosios vertės požiūriu yra būtent tie dokumentai, kurie amžininkams nebuvo svarbūs ir atrodė nereikšmingi. Ar galime būti tikri, kad beatodairiškai trumpindami dokumentų saugojimo terminus patys savo rankomis nesunaikinsime reikšmingos dalies mūsų pačių istorijos? Ar priimdami sprendimus dėl dokumentų vertės ekspertizės užuot palikę galimybę priimti galutinį sprendimą dėl dokumentų saugojimo terminų kitai po mūsų ateisiančiai kartai užtikrinsime būtent tų dokumentų ir būtent tos informacijos, kuri turės išliekamąją vertę, išsaugojimą ateities kartoms? Ar esame paskaičiavę ir įvertinę, koks yra tikrasis tradicinėse laikmenose sudaromų dokumentų ir elektroninių bei skaitmeninių dokumentų sudarymo ir ypač – jų išsaugojimo kaštų santykis? Ar esame tikri, kad šiandien sukurtuose elektroniniuose ir skaitmeniniuose savo prigimtimi bei suskaitmenintuose dokumentuose esanti informacija bus prieinama po kelių ar keliasdešimties metų? Ar esame tikri, kad informacinės technologijos, kurios išties yra veiksminga pagalbinė priemonė užtikrinant dokumentų fizinę būklę, prieigą prie juose užfiksuotos informacijos bei gerinant trumpo saugojimo dokumentų valdymą nekelia grėsmės ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentų valdymui ir ypač – juose užfiksuotos informacijos autentiškumo užtikrinimui? Ar esame tikri, kad vardan vienokių ar kitokių rodiklių įgyvendinamos struktūrinės permainos užuot sustiprinę dokumentų valdymo ir archyvų sektorių jo nesusilpnins ir nesukels neigiamų pasekmių? Ar susitelkimas į šiuolaikinės aplinkos iššūkius nenuves klystkeliais ieškant archyvų tapatumo ir esminės paskirties? Ar archyvai, kaip valstybės įstaigos, turi visų pirma būti veiksmingas įrankis siekiant aukštų viešojo sektoriaus valdymo efektyvumo rodiklių ir informacinių technologijų įsisavinimo reikšmių ar vis dėlto dar ir šiandien jie mums reikalingi visų pirma kaip autentiškos istorinės atminties ir tapatumo (tiek valstybės, tiek ir pavienio individo) suagotojai? Išties – klausimų daugiau, nei atsakymų

Informacinės technologijos, jų teikiami privalumai neginčytini, administracinę naštą mažinti reikia, valdymo efektyvumo rodiklių paisyti taip pat privalu, tačiau jeigu manome, kad archyvai, kurie kaupia, saugo, tiria dokumentus ir užtikrina priėjimą prie jų yra ne tūkstančių tiesinių metrų popieriaus saugyklos, o vieta, kur kaupiama ir saugoma mūsų tautos ir valstybės, taip pat – ir kiekvieno iš mūsų - istorinė atmintis bei tapatumas, tuomet gal vertėtų stabtelėti ir apsispręsti: ko norime iš archyvų, kokias jų vykdomas funkcijas laikome svarbiomis ir kokia valstybės archyvų tolesnės raidos kryptis labiausiai atlieptų mūsų valstybės ir kiekvieno iš mūsų poreikius?