Unsplash.com nuotrauka

Kasdien į mūsų elektroninio pašto dėžutes „įkrenta“ daugybė laiškų, kuriuos matome ne tik savo kompiuterių, bet ir išmaniųjų telefonų ekranuose. Kiekvienos elektroninės žinutės atėjimas blaško mūsų dėmesį, nes gautą laišką norisi peržvelgti tuoj pat.

Jeigu elektroniniu paštu naudojamės chaotiškai, tai Windows programas perjunginėjame vidutiniškai 37 kartus per valandą, bet jei elektroninio pašto tvarkymui paskiriame tam tikrą laiką, blaškymasis ir programų perjunginėjimas sumažėja iki 18 kartų per valandą. Jei elektroninį paštą tikrinsime griežtai nustatytu laiku, tai padės ne tik susitelkti darbui, bet ir rašantieji nesitikės gauti „žaibiškų" atsakymų į kiekvieną elektroninį brūkštelėjimą.

Džuljeta Fant (Juliet Funt), Baltosios erdvės (angl. WhiteSpace at work) strategijos sumanytoja, kurios pagrindinės metodikos principas elektroninį paštą tikrinti tik tam tikru iš anksto numatytu laiku, kovoja su šiandien ypač paplitusiu reiškiniu – per dideliu krūviu darbe bei iš to kylančia impulsyvia veikla. Amerikoje pripažinta konsultantė straipsnyje „Checking vs. Processing“ ragina mokytis drausminti save, kad nevaldomi elektroninio pašto žinučių srautai nepradėtų „lipti mums ant galvos“, neblaškytų, netrukdytų mūsų darbui, bet padėtų vaisingai tarpusavio komunikacijai.

„Tikrinti elektroninį paštą įdomus ir jaudinantis užsiėmimas, garantuojantis „laimės hormono“ dopamino antplūdį, o tinkamai valdyti informaciją, kurią gauname elektroniniu paštu – sunkus ir varginantis darbas, reikalaujantis laiko bei susikaupimo. Laimės tai darydami dažniausiai nejaučiame, todėl ir delsiame atsakyti“, – aiškina konsultantė.

Juliet Funt

Keletas patarimų, kuriais mus ragina naudotis Džuljeta Fant:

  • Stenkitės kuo mažiau žvilgčioti į paryškintu šriftu pažymėtas naujas elektronines žinutes. Tai nelengva, bet tik taip išmoksite kontroliuoti savo dėmesį.
  • Į peržvelgtus elektroninius laiškus atsakykite, persiųskite ar padarykite tai, kas būtina, ir tik tada atidarykite naujus laiškus. Šiam įgūdžiui reikia praktikos, bet vėliau suprasite, kad, mokydamiesi nukreipti akis nuo paryškintu šriftu „rėkiančių“ žinučių, jūs išmokote valdyti informaciją, kurią gaunate elektroniniu paštu.
  • Tarp elektroninio pašto patikrinimų labai svarbu išjungti visus ekrane iššokančius priminimus ar pranešimus apie naujas žinutes. Jeigu tenka tikrinti elektroninius laiškus tarp „patikrinimų“, pavyzdžiui, kai susirašinėjate su valdžios atstovais ar laukiate svarbios informacijos, tokiu atveju geriau sąmoningai atidaryti pašto langą ir pasitikrinti, ar nėra laiškelio iš to asmens, iš kurio jo laukiate, bet budėkite, kad nebūtumėte įtraukiami į naujų elektroninių žinučių jūrą. Kai kurie, kad nesinervintų, tiesiog kas valandą tikrina, ar neatėjo žinutė nuo konkretaus asmens (tikrinimas pagal pavardę), bet vengia peržiūrinėti naujas žinutes. 

„Susiformuoti sveiką ir produktyvų elektroninio pašto valdymo įprotį reikia laiko, bet tai tikrai įmanoma, todėl verta pamėginti!“ – ragina Baltosios erdvės (WhiteSpace at work) strategijos sumanytoja Džuljeta Fant. 

Džuljeta Fant, „Whitespace at work“ strategijos autorė, siekia atskleisti kuo daugiau kompanijų potencialo, padeda komandoms žaboti impulsyvų elgesį, iš jo kylančią nevaisingą veiklą bei atkurti darbo našumą, kūrybiškumą, skatinant darbuotojų įsitraukimą. Šią Amerikoje pripažintą konsultantę bus galima išgirsti ir 2018 metų Pasaulinėje lyderystės konferencijoje Lietuvoje, kur ji skaitys pranešimą „Paprastumo kultūra organizacijoje“.

2018 m. lapkričio 30–gruodžio 1 d. Klaipėdoje ir gruodžio 7–8 d. Vilniuje devintą kartą Lietuvoje vyksianti Pasaulinė lyderystės konferencija yra dalis doros lyderystės judėjimo, apimančio 135 skirtingas šalis ir sulaukiančio apie 445 000 dalyvių visame pasaulyje. Pasaulinė lyderystės konferencija yra daugiau nei renginys, tai pokyčių katalizatorius, skatinantis ilgalaikes permainas, nes, jos pranešėjų įsitikinimu, – kiekvienas gali daryti įtaką. Nepraleiskite progos išgirsti net 15 pasaulinio lygio pranešėjų. Paskubėkite įsigyti bilietus, nes nuo spalio 15 dienos jie brangs.

Pagal straipsnį „Checking vs. Processing“ parengė R. Rušinskienė ir D. Adomaitienė